Sabemos que hemos estado un poco ausentes en el Blog y por eso debo decir primero que es grato poder volver a escribir y publicar. Sinceramente el volumen de trabajo en los últimos meses ha sido exorbitante y con muchos retos, pero al mismo tiempo todo ha sido muy emocionante. Habiendo dicho esto, dejamos a continuación un análisis sobre las dos maneras en las que se gestionan las finanzas corporativas, y cuáles son los resultados que se pueden esperar de cada una de ellas.
Si a usted le aburren las finanzas, lo entiendo. Debo admitir que yo tampoco les tenía mucho aprecio hasta el día que entendí su utilidad, potencial e importancia. Sin duda,una fuerte habilidad en la gestión financiera es la base fundamental para lograr el propósito y los objetivos de nuestra misión empresarial.
Trataré de explicarme de la manera más sencilla y amena de todas, primero, porque a veces cuando nos hablan de finanzas pareciera en el lenguaje más ancestral del mandarín, y segundo, porque el aprendizaje debe ser didáctico y estimulante para que sea efectivo. También, asumo el reto de hablar de la forma más sencilla, teniendo en cuenta a Einstein, que en algún momento dijo “si no lo puedes explicar fácil, no lo entiendes suficientemente bien”, por lo tanto, si terminada la lectura y sigue sin entender, lo considero mi responsabilidad y apreciaría obtener sus comentarios.
¿Cómo gestionan las finanzas las empresas?
Partiendo de lo que hemos aprendido en estos últimos doce años de experiencia en nuestro oficio consultivo, podemos asegurar que las empresas gestionan sus finanzas de una manera muy particular. Para que se entienda a lo que me refiero, describiré a continuación dos ejemplos extremos opuestos.
En primer lugar, hay empresas que no documentan absolutamente nada de su historia financiera. Simplemente no recopilan nada por escrito. Por mucho, tienen la información generada por obligación, buscando cumplir con los requisitos legales en esta materia, cuya entidad obligante es la DIAN. Hacen esta tarea únicamente para formalizar su tributación.
Si una empresa en este escenario llegase a pagar sus impuestos de manera ordenada y conservara esta historia, ¿qué información valiosa se podría encontrar? A menos que se bote esta información, podríamos encontrar allí la declaración de renta, los reportes de IVA, pagos de retenciones en la fuente a proveedores y los gastos de planillas de seguridad social. Sin embargo, aun con esta información escrita, hemos comprobado que definitivamente no la analizan y ni siquiera buscan entenderla.
Si se analizara, entenderíamos que, aun estando incompleta, aporta información valiosa y diciente. Solo por dar algunos ejemplos, en la renta se pueden ver márgenes anuales en las utilidades, además de los ingresos y egresos; en el IVA se pueden leer las ventas cuatrimestrales (puede variar la periodicidad en la medida que varíe sus responsabilidades con la DIAN); en las retenciones se pueden estimar los pagos a proveedores, y en las planillas de seguridad sabremos los montos totales gastados en personal interno.
En otras palabras, aunque se paguen impuestos de manera correcta, esto no quiere decir que la empresa genere Estados Financieros, y si los genera, lo normal es que allí se describa un escenario muy distinto al real.
Estas compañías, por sus propios hábitos, aumentan la probabilidad de su pronta mortandad. Si bien se ha comprobado que la esperanza de vida empresarial puede superar los cientos de años, la esperanza de vida promedio de las empresas de este primer caso no logran superar el nivel de mortandad infantil.
Ahora bien, si por suerte o milagro llegasen a sobrevivir al valle de la muerte temprana, está 100% comprobado que son muy frágiles debido a sus huesos organizacionales. Nunca llegan a crecer y se mantienen débiles hasta que su mal día llega.
Debo admitir con vergüenza, pero con el compromiso que tenemos por nuestro objeto social, que este escenario describe a la gran mayoría de la población empresarial colombiana.
En segundo lugar, tenemos a las empresas que evolucionan su gestión financiera, las cuales crecen en la medida que lo hacen las áreas comerciales, técnicas, administrativas y demás, si están debidamente fortalecidas.
Una organización que se representa por este escenario construye estados financieros, desde los anuales hasta los mensuales, aprende a leerlos y a crear un proceso administrativo que le agrega valor a la información financiera, de manera que retroalimenta la gestión estratégica en la toma de las decisiones. Saben de manera muy clara que en la asertividad de las decisiones que se tomen, teniendo en cuenta la información financiera, está el valor de la misma. Estas empresas son conscientes y en consecuencia buscan aprender cada vez más del vasto conocimiento de finanzas corporativas que resta por explorar.
Cómo ser una empresa que evoluciona su gestión financiera
A lo largo de nuestra experiencia consultiva y también de nuestra propia experiencia de emprender y hacer crecer cinco empresas en cinco industrias distintas, una de ellas en el sector financiero (vanka.com.co), hemos comprobado que poner en práctica los cinco tips que les compartiré a continuación es definitivo para fortalecer efectivamente las finanzas corporativa. Aclaro que todos son de directa responsabilidad de la cabeza de la empresa y de la manera cómo dirija a su equipo en esta materia.
1– Madure continuamente la estructura organizacional financiera
Cree una estrategia exclusiva, ubique allí un buen líder consciente del propósito y de su misión. Invierta en él o ella y dele recursos.Establezca con este líder planes a corto, mediano y largo plazo, y dele también una visión de a dónde se quiere llegar. Estimen unas metas y mantengan siempre una comunicación efectiva.
2- Trabaje inteligentemente con el sector financiero
Si usted es de aquellos que le tiene miedo a los bancos, ponga en consideración dos cosas. En primer lugar, tenga presente que cuando la relación comercial es clara por todas las partes, el respeto a los acuerdos es bidireccional. Segundo, no olvide que la plata de su bolsillo también vale. En muchas ocasiones valen más los recursos financieros propios que el costo de la tasa de interés que ofrecen ciertos bancos.
Muchos bancos, cuyas tasas de interés son demasiado altas en relación al resto de las empresas del sector, posiblemente tiene un modelo de negocio enfocado en clientes que no son conscientes del costo financiero, y nadie debería ser del tipo de cliente que hace crecer a los bancos en razón de su ignorancia financiera.
Por otra parte, cuando se le da valor a la plata del propio bolsillo (o sea, la plata del patrimonio), cualquier tasa de interés por préstamo va a parecer costosa. Lo más importante aquí es no solicitar créditos cuyo resultado sea solo aumentar los gastos. Toda inyección en la empresa, sea del pasivo o del patrimonio (es decir, sea desde deuda o desde la plata del bolsillo) deben ser inversiones. Esta plata que tiene un costo financiero al final de las cuentas debe enriquecer la empresa, más no empobrecerla.
Se recomienda que una vez se obtenga el desembolso de un crédito, se asegure de gestionar muy bien el proyecto que causó la necesidad de la inyección del dinero, y que se ponga en marcha para sacar el mayor provecho financiero de ese proyecto.
3- Conozca el pasado, el presente y pronostique el futuro financiero
Es la responsabilidad tanto de la cabeza como la de todo el equipo de trabajo, tener una descripción clara del pasado, del presente y un pronóstico del futuro, en términos financieros ¡por escrito! Esto significa elevar el nivel de consciencia financiera e impregnarla en la cultura empresarial de todos los miembros internos de trabajo.
Sólo lo escrito define una realidad y esta, así descrita, debe ser común para el entendimiento de todos en el equipo. Si no está en tinta y papel, quizás esté en la mente, pero la confianza y sobreestimación de nuestra memoria es un error profundo.
En 5T no tenemos los doce años de historia financiera de nuestra empresa en nuestra cabeza, porque, como lo dijo Simón Bolívar, citado por García Marquez: “No hay nada más peligroso que la memoria escrita”, pues trasciende los años y las generaciones, y eso es lo que esperamos.
Cuando una persona se va de la empresa, la última pierde toda la información de la memoria cerebral contenida en la primera. Por el contrario, teniendo la memoria financiera escrita, cuando se requiera tomar decisiones de plata, las respuestas a cualquier pregunta pasan de un nivel hipotético a un nivel de certeza.
4- Venda más e invierta con inteligencia
Definitivamente su empresa tiene que vender cada vez más e invertir de manera más inteligente. Esto es una misión de nunca acabar. Los ingresos están siempre en la primera fila del Estado de Resultados Integral, reconociendo allí su prioridad. Si su empresa no genera suficientes ingresos para cubrir los costos básicos, le recomendamos dejar de leer y ¡salir a vender!
Es que luego de las ventas, todo es salida de dinero, por eso es importante tener siempre el control. Por ejemplo, el pago de impuestos es un egreso que se puede optimizar con muchas estrategias.
Y es que de la manera como decidamos invertir nuestros egresos, se mejoran o se disminuyen nuestras chances de sobrevivir y crecer. Tenga en cuenta que casi el 100% de nuestras decisiones generan impactos en las cuentas de egresos y por ende en el riesgo financiero de la empresa.
5- Ojo, lo anterior no pretende inducir a la no inversión
Si las decisiones financieras que se toman de un día a otro son de diferente
nivel, ¿cómo podemos construir una metodología que aplique a todas nuestras decisiones de inversión por igual? Proponemos hacer la siguiente secuencia de preguntas cuando llegue a su escritorio una decisión de inversión a tomar:
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- ¿Este egreso generará valor? O sea, ¿va a tener un impacto positivo en el crecimiento financiero de la empresa? Si la respuesta es no, no es necesario que siga haciendo las siguiente preguntas e inmediatamente debe descartar ese gasto.
- Si la anterior respuesta es un sí o un puede ser, ¿a través de qué medio le genera valor?¿Es un beneficio de corto, mediano o largo plazo, o de todos los anteriores?¿El beneficio impacta la liquidez o la rentabilidad o las dos?¿Cómo?
- ¿Qué pasa si no lo hace?
- ¿Hay otra opción que pueda generar más valor?
- ¿Está acorde al propósito y la misión de la compañía?
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Pueden haber muchas preguntas más, dependiendo del nivel de la inversión y del impacto que se estime vaya a generar.
Muchas veces en este proceso no se cuenta con el tiempo suficiente para garantizar la certeza absoluta de la decisión, pero el uso del tiempo es de suprema importancia. Tener información financiera a la mano, del mayor tiempo real posible, mejora la certeza de la respuesta a las preguntas anteriores. De una manera u otra, se debe llegar a una decisión de sí o no, por lo que es mejor evitar demorarla. Recuerde que las oportunidades tienen fecha de vencimiento, por eso, una vez tomada la decisión, implemente y aprenda.
Por último y para despedirme, quiero enfatizar en que el recurso más importante en una empresa es “la plata”, ya que es su motor, su estructura y permite el funcionamiento en general.
Es cierto que hoy día las empresas deben humanizarse, crecer su compromiso socioambiental y reconocer al capital humano como el recurso intangible más valioso, al cual debe apoyar para que crezca financieramente, pero esto sería imposible si como empresarios no tenemos la responsabilidad social de hacer crecer nuestras empresas, pues es con recursos financieros que podemos contribuir a la sociedad y de paso garantizar el mejor impacto ambiental. ¡Así que a vender y a invertir cada vez mejor!
